5 הרגלי דוא"ל של אנשים פרודוקטיביים במיוחד

5 הרגלי דוא"ל של אנשים פרודוקטיביים במיוחד

אם אתם כמו רוב האנשים שיושבים מול מחשב רוב שעות היום, אתם בטח מזדהים: אם אינכם משיבים לדוא"ל ברגע נתון, אתם בודקים אם לא קיבלתם דוא"ל חדש. כאשר משהו חדש אכן מגיע, אתם קוראים אותו, חושבים כיצד לענות ואז מעריכים שהוא יגזול יותר מדי זמן לרגע זה. "אטפל בזה אחר כך," אתם מחליטים.

תודה לפורטל HRus על המאמר המעניין.

אם לא מגיע שום דבר חדש, אתם נהיים עצבניים ותוהים מה קרה. "אולי זה בגלל שהתיבה שלי מלאה?" עכשיו אתם מתחילים לבדוק דואר כל 15 שניות עד שמשהו צץ, ובינתיים מוחקים את כל הדואר זבל שסתם מאז את התיבה שלכם.

לזלי ברי ממגזין Time כותבת שאם החיים שלכם קשורים ברצועה כה קצרה לדוא"ל, המשמעות היא שפרויקטים אחרים שאתם רוצים וצריכים לבצע – דוחות גדולים או סידורים אישיים – עלולים להתעכב סימים, שבועות או חודשים. מחקר קנדי חדש מצא שבדיקת יתר של הדוא"ל עלולה לגרום לכם להיות מתוחים יותר. מישהו מופתע? ברי שאלה חמישה אנשים שמקבלים המון הודעות דוא"ל איך הם מאלפים את תיבת הדואר הנכנס שלהם.

  • קבעו זמנים ייעודיים למענה. "אני עושה הרבה בדיקות מהירות של הדוא"ל לאורך היום לראות אם נכנס משהו בעדיפות גבוהה או דחוף, אבל אני מקדיש רק שני מועדים ביות לעיסוק בדוא"ל שהצטבר. באמצעות קיבוץ כל המשימות הכבדות של עיבוד דוא"ל לשני גושים גדולים, אני יכול להיות יעיל הרבה יותר ולהפחית את התחושה של מעבר מתמיד בין משימות." ג'ייקוב בנק, מדען מחשבים ומייסד שותף ומנכ"ל של חברת טכנולוגיה.
  • לבחור ולאסוף מה שחשוב. "אני עונה למה שבעדיפות גבוהה מהר ככל האפשר, ושומרת על תכתובת ברורה וסופר חיובית. בידיעה שעדיין לא אעבור על כל הדוא"ל, אני מתעדפת אנשים שמבקשים עזרה והזדמנויות שתומכות בכוונה שלי. גם איני חוששת להשתמש ב"!" לעדיפויות גבוהות ואפקט דרמטי." טרה סטיילס, מדריכת יוגה, סופרת ושותפת כושר ב-W Hotels.
  • לדוור רק את הדברים החשובים. "הדוא"ל עובד עבור תכתובות מהיום להיום, אבל כשיש לי משהו חשוב לדון בו או החלטה לקבל, אני מרימה את הטלפון. תמיד טוב יותר לשמוע את האדם שבקצה השני – את התנודות בקול. דוא"ל יכול פעמים רבות להתפרש לא נכון." בובי בראון, אמנית איפור ועורכת מדור טיפוח וסלייף-סטייל במגזין Health.
  • ארגנו את כל הדברים שלכם. "גיליתי שלטפל בדואר המקוון שלי בדיוק כמו בדואר הרגיל מחולל פלאים. יצרתי תיקיות: החל מתיקיית אמא, תיקיית כיתת אימון גופני, תיקיית לקוחות סלבריטאים, תיקיית בית, תיקיית בית קיץ, תיקייה רפואית, תיקיית ילדים וכו'. כאשר הדוא"ל מאורגן לפי קטגוריות, אני יכולה לבצע בקלות את שלושת הצעדים שלי… למצוא, לפעול, או למחוק. תצטרכו גם לעשות unsubscribe לזבל. נפח דואר הזבל הוא עצום והקדשת זמן למחיקת כל דואר כזה גוזלת מכם זמן יקר. לבסוף, תעדפו דוא"ל שמצריך תשומת לב באותו יום מסוים. אני לוחצת על 'השב' וגוררת אותם לפינת שולחן העבודה שלי אם איני יכולה לטפל בהם באותו הרגע, אחרת אני משתמשת בחוק האחר שלי, אל תשאירי דוא"ל מחכה – עני במהירות האפשרית. קת'י קהלר, מאמנת סלבריטאים, סופרת ומייסדת מועדון אכילה בריאה.
  • ענו אל תהרהרו. "אני מנסה לענות לדוא"ל ברגע שאני רואה אותו אחרת הוא יידחף מטה לתחתית התיבה ואז עלול להיזנח. אני ממליצה להיות תגובתיים אך לא לנטות לתעדוף יתר. באמצעות מענה מהיר וכתיבת תשובות קצרות וענייניות, אפשר ליצור תדמית של יעילות וקשיבות. אפילו מילים קצרות כמו 'תודה' או 'מטפלת בזה' יעזרו לכם לבנות תרבות של אמון ולאותת שאתם בחלק העליון של תיבת הדוא"ל הנכנס." ד"ר רושיני רג'קפסה, פרופסור בבית הספר לרפואה של אוניברסיטת ניו יורק, עורכת בריאות ב-Health ומקימה שותפה של חברת קוסמטיקה.

מילות מפתח: דוא"ל, מענה, זמן, תעדוף

 

Leave a Reply

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *